Waarom BI beginnen…
Twee belangrijkste redenen om een BI project te starten zijn:
- automatiseren van antwoorden
- dataintegratie
Maar waarom wil je dat?
Zonder deze vraag te stellen en de antwoorden goed beargumenteren waarbij het voordeel van de BI oplossing t.o.v. het huidige situatie in geld wordt uitgedrukt is elk project gedoemd te mislukken.
Daarom een zeer degelijke voorbereiding met eenduidig gedefineerde doelen, realistische tijdsplanning en volledige commitment van de directie een vereiste is. De producten moeten kwanticiteerbaar zijn dus niet alleen een productnaam hebben maar juist waarvoor deze product wordt gebruikt, welke beslissingen ze onderbouwen, waarom willen we die beslissingen nemen en welke voordeel we ermee behalen.
Onderstaande checklist bevat stappen die naar mijn inziens noodzakelijk zijn om een succesvolle BI project te starten. De beschrijving is zeer beknopt en in telegraafstijl en dient als aanzet tot verdere discussie en in vervolg uitdiepen van de genoemde onderwerpen.
Stap 0 – Opdracht formulering
0.1 Duidelijk doel bepalen waarvoor de BI noodzaakelijk is
- wat kan nu niet
- wat is er voor nodig
- welke voordelen met BI bereik zullen worden
0.2 Tijd en kosten (anders is dat niet lonend)
- wanneer moet het zijn
- hoeveel kan het kosten (eenmalig – bouw, jaarlijks – onderhoud)
0.3 Evaluatie
- kosten/baten analyse
- klantbehoud
- concurrentieversterking
- innovatie
- regelgeving
- etc
Stap 1 – Onderzoekteam samenstellen
1.1 Onderzoekteam samenstellen
- minimaal één gebruiker van de strategische laag met beslissingsbevoegdheid
- minimaal één gebruiker van de operationele laag met beslissingsbevoegdheid
- BI consultant
- commitment van de directie
- harde afspraken over beschikbaarheid van de onderzoekteam leden
Stap 2 – Het doel definiëren
2.1 Processen die door BI ondersteund moeten worden
- doel
- stappen
- beslissingen
2.2 Functionarissen die daarbij betrokken zijn
- afdeling
- functie
- verantwoordelijkheden
2.3 BI oplossing
- voorgedefineerd rapport
- alleen gegevensbak (ad hoc vragen)
2.4 Evaluatie
- terugkoppeling naar de betrokken partijen (achterbaan) – toetsen van de voorgestelede BI opplossing
- besluit over de volgende stap